Job Introduction
Prologue
ジョブインパルスジャパンは外資系企業に強いコネクションを持ち、その中でも以下人気職種についてはクライアント様より高い評価を頂いております。
20代〜40代の語学力に長けたバックオフィス業務のスペシャリストが多数在籍しているのが強みです。
20代〜40代の語学力に長けたバックオフィス業務のスペシャリストが多数在籍しているのが強みです。
Job Description
Reception staff ─受付事務
来客の応対
来訪された方の応対は受付の大事な仕事の一つです。
来訪者のお名前や企業名、来訪された目的などを確認し対応します。
必要があれば入館証を渡します。
また、予約が必要な場合は会議室の予約もします。
訪問者の情報登録・管理
受付では来訪された顧客や患者などの情報を登録、管理します。
顧客の企業名・氏名などの登録や来客者数の集計、 病院であれば診察券やカルテの作成、スポーツクラブなどの施設であれば
入館証の作成などもあわせて行います。
代表電話やメールの対応
受付では、代表電話の対応やメール対応を行うこともあります。
電話対応をする際は、相手の名前・要望は間違えないようにメモを取りながら聞き、担当者につなげます。
担当者がいない時はこちらからかけ直すと伝えた上で、相手の電話番号と都合の良い時間帯を聞きます。
会議室の予約対応
施設内にある会議室の予約情報を管理し、二重に予約されることがないように気を付けます。
備品管理などの庶務
受付では、庶務や掃除などを行うこともあります。
企業や病院の資料・カタログの管理、スポーツクラブなどの施設では着替えやタオルなどの備品管理の他、掃除などもあわせて行う場合があります。
来訪された方の応対は受付の大事な仕事の一つです。
来訪者のお名前や企業名、来訪された目的などを確認し対応します。
必要があれば入館証を渡します。
また、予約が必要な場合は会議室の予約もします。
訪問者の情報登録・管理
受付では来訪された顧客や患者などの情報を登録、管理します。
顧客の企業名・氏名などの登録や来客者数の集計、 病院であれば診察券やカルテの作成、スポーツクラブなどの施設であれば
入館証の作成などもあわせて行います。
代表電話やメールの対応
受付では、代表電話の対応やメール対応を行うこともあります。
電話対応をする際は、相手の名前・要望は間違えないようにメモを取りながら聞き、担当者につなげます。
担当者がいない時はこちらからかけ直すと伝えた上で、相手の電話番号と都合の良い時間帯を聞きます。
会議室の予約対応
施設内にある会議室の予約情報を管理し、二重に予約されることがないように気を付けます。
備品管理などの庶務
受付では、庶務や掃除などを行うこともあります。
企業や病院の資料・カタログの管理、スポーツクラブなどの施設では着替えやタオルなどの備品管理の他、掃除などもあわせて行う場合があります。
Secretary ─秘書
スケジュール調整・管理
上司のスケジュール調整や管理は、秘書の大切な仕事のひとつです。
いつ、どこで会議があるのか、誰と打ち合わせをするのか予定を把握し、上司に報告、都度調整を行います。
来客・電話・メール対応
上司に来客があった際は、秘書が応接室に案内をしたり、必要な書類を用意したりします。
上司が不在の際に電話があったら、代わりに対応するのも秘書の役割です。
文書作成・管理
上司の業務に関連する社内文書や社外文書の作成、管理も秘書が行います。経費の精算書類や報告書類、取引先等に書類を送る際のカバーレター、打ち合わせに使用する資料など、作成する書類の種類は様々です。
また、作成した書類の管理や保管、ファイリングといった仕事もあります。
上司の社内業務のサポート
上司が快適に、効率よく仕事ができるように社内環境を整え、上司の仕事に関わる業務をサポートすることも秘書の大切な役割です。
執務室の清掃や会議室・応接室の予約、郵便物の管理、備品の調達・管理など、 総務や庶務の管轄である仕事も、上司の業務効率化を図るため、秘書が行うことがあります。
各種手配業務
上司が出張する際の新幹線や飛行機予約、ホテル予約の他、取引先訪問時の手土産や会食時のレストラン予約といった手配も秘書が行います。
その他、宅配便、タクシー、年賀状、お礼状など、幅広い手配業務に対応するのも秘書の仕事です。
上司のスケジュール調整や管理は、秘書の大切な仕事のひとつです。
いつ、どこで会議があるのか、誰と打ち合わせをするのか予定を把握し、上司に報告、都度調整を行います。
来客・電話・メール対応
上司に来客があった際は、秘書が応接室に案内をしたり、必要な書類を用意したりします。
上司が不在の際に電話があったら、代わりに対応するのも秘書の役割です。
文書作成・管理
上司の業務に関連する社内文書や社外文書の作成、管理も秘書が行います。経費の精算書類や報告書類、取引先等に書類を送る際のカバーレター、打ち合わせに使用する資料など、作成する書類の種類は様々です。
また、作成した書類の管理や保管、ファイリングといった仕事もあります。
上司の社内業務のサポート
上司が快適に、効率よく仕事ができるように社内環境を整え、上司の仕事に関わる業務をサポートすることも秘書の大切な役割です。
執務室の清掃や会議室・応接室の予約、郵便物の管理、備品の調達・管理など、 総務や庶務の管轄である仕事も、上司の業務効率化を図るため、秘書が行うことがあります。
各種手配業務
上司が出張する際の新幹線や飛行機予約、ホテル予約の他、取引先訪問時の手土産や会食時のレストラン予約といった手配も秘書が行います。
その他、宅配便、タクシー、年賀状、お礼状など、幅広い手配業務に対応するのも秘書の仕事です。
General Secretary
─一般事務
書類作成
基本的には、会社が用意している定型ファイルに、必要な情報を入力していく仕事です。
ただし、一般事務が扱う書類には、見積書、請求書といった
商品の取引きに関するものをはじめ、会議の議事録、イベントの案内、決算書類など
たくさんの種類があります。
会社で使用されるあらゆる書類を作成する可能性があると覚えておきましょう。
ファイリング
作成・印刷された書類を、種類別、日別などに分類してファイルに収めていく仕事です。
書類は、会社で起きた出来事の証拠となるものなので、わかりやすく整理し、保存しておく必要があります。
データ入力
お客様の情報や日々の売上などをパソコンにデータとして入力していく仕事です。
1つの間違いが大きなトラブルを招くこともあるので、作業の正確性が求められます。
伝票処理・整理
会社で起きているお金の動きを、入金、出金、売上、仕入、振替といった伝票に入力し、整理していく仕事です。
備品管理・発注
受付では、庶務や掃除などを行うこともあります。
企業や病院の資料・カタログの管理、文房具の在庫の管理、コピー機、パソコンなどの
OA機器の管理などをする仕事です。
備品に不足や不具合が発生したときは、発注をしたり、メンテナンスを依頼します。
基本的には、会社が用意している定型ファイルに、必要な情報を入力していく仕事です。
ただし、一般事務が扱う書類には、見積書、請求書といった
商品の取引きに関するものをはじめ、会議の議事録、イベントの案内、決算書類など
たくさんの種類があります。
会社で使用されるあらゆる書類を作成する可能性があると覚えておきましょう。
ファイリング
作成・印刷された書類を、種類別、日別などに分類してファイルに収めていく仕事です。
書類は、会社で起きた出来事の証拠となるものなので、わかりやすく整理し、保存しておく必要があります。
データ入力
お客様の情報や日々の売上などをパソコンにデータとして入力していく仕事です。
1つの間違いが大きなトラブルを招くこともあるので、作業の正確性が求められます。
伝票処理・整理
会社で起きているお金の動きを、入金、出金、売上、仕入、振替といった伝票に入力し、整理していく仕事です。
備品管理・発注
受付では、庶務や掃除などを行うこともあります。
企業や病院の資料・カタログの管理、文房具の在庫の管理、コピー機、パソコンなどの
OA機器の管理などをする仕事です。
備品に不足や不具合が発生したときは、発注をしたり、メンテナンスを依頼します。
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